Quand je suis arrivée dans ma précédente entreprise, j’ai été accueillie avec un onboarding d’une efficacité redoutable. Chaque détail était pensé avant mon arrivée : un programme de rencontres avec toutes les personnes de l’entreprise, un livret d’accueil qui m’a permis de comprendre en un coup d’œil l’histoire de l’entreprise, les outils internes, et même des astuces pratiques comme une liste de raccourcis clavier (si utile !). Ça m’a immédiatement plongée dans l’environnement de travail, avec une sensation de confort.
Puis, je suis arrivée dans ma nouvelle entreprise…
À ma grande surprise : rien de tout cela. Pas de livret d’accueil, pas de programme structuré pour comprendre les enjeux de l’entreprise ou rencontrer les équipes. J’ai donc décidé de relever un défi : créer un livret d’accueil pour que chaque nouvel agent puisse avoir toutes les clés en main dès son arrivée.
Un outil essentiel si on veut garder ses talents ! (enfin selon moi).
Pourquoi un livret d'accueil ?
Le premier jour dans une nouvelle entreprise est toujours une étape cruciale. On se pose mille questions : Où sont les bureaux ? Qui sont les interlocuteurs clés ? Quel outil utilise-t-on ? Quels sont les objectifs de mon poste ? Sans accompagnement clair, ces premiers jours peuvent être synonymes de confusion et de stress. Et réduire l’envie du nouveau salarié de rester et ça juste parce qu’on ne l’accueille pas comme il le mérite.
C’est pourquoi un livret d’accueil bien pensé est un atout formidable. Il guide, il rassure, et surtout, il permet de gagner en efficacité. Dans une collectivité comme la mienne, où il y a plusieurs lieux de travail, localiser tous les endroits peut devenir un vrai casse-tête. Croyez-moi, je m’en suis rendu compte rapidement ! Surtout quand tes collègues qui sont présents depuis longtemps te sorte : PM et EPL dans la même phrase.
Alors oui, un livret n’est pas juste un document administratif : il est un premier pas pour mieux comprendre les rouages de l’organisation et se sentir rapidement à sa place.
Créer un livret d’accueil, un travail d’équipe
Quand j’ai décidé de me lancer dans ce projet, je ne savais pas par où commencer. J’ai donc réuni une petite équipe avec la directrice générale et l’assistante de prévention, chacune apportant son expertise. Nous avons identifié les informations essentielles à inclure : la localisation des lieux, la présentation des services, la hiérarchie, mais aussi les droits et devoirs des agents.
Et puis, nous avons fait appel à la RH pour compléter avec des informations plus administratives comme les statuts et les avantages sociaux. L’idée ? Que chaque nouvel arrivant ait le même niveau d’information, que tout le monde soit sur un pied d’égalité dès le départ.
À chaque étape du projet, nous avons inclus tous les acteurs nécessaires, c’était une étape primordiale pour avoir un retour. L’idée qu’on co-construise le contenu en fonction des besoins (je pense que dans l’administration nous avons suffisament de document illisible et incompréhensible).
Les avantages concrets de ce contenu
En plus d’aider à prendre ses marques, ce livret contribue à renforcer l’esprit d’appartenance. En comprenant mieux son environnement et ses collègues, on se sent vite intégré à l’équipe. Pour aller encore plus loin, nous avons d’ailleurs prévu de créer un trombinoscope complet des 100 agents. Ça ne va pas être facile, mais ça rendra l’approche encore plus humaine.
C’est aussi un outil pour créer de la cohésion. Quand tout le monde a accès aux mêmes informations, cela facilite le dialogue entre services et encourage un esprit d’équipe. Après tout, nous sommes dans le même bateau autant en profiter pour passer de bons moments entre collègues.
Pour l’occasion, nous avons même créé une identité visuelle propre à la communication interne qui soit à la fois jeune et dynamique, des illustrations viennent agrémentées les pages, pour que ce ne soit pas rébarbatif à lire. S’il y a bien une chose que je ne souhaite pas, c’est que le document finisse dans la cheminée ou le barbecue.
L'avenir de la communication interne
Ce livret d’accueil n’était qu’une première étape. Nous l’avons complété par la création d’un intranet, une plateforme où les agents peuvent retrouver toutes les informations nécessaires en un clic et discuter plus facilement avec des collègues qui ne sont pas dans les même locaux. En parallèle, nous avons mis en place un programme événementiel pour renforcer les liens entre collègues : journées de cohésion, festivités de fin d’année, vœux du personnel sous une forme ludique… promis, ça fera l’objet d’un autre article afin d’explique ce que ces différents événements ont permis.
Je suis convaincue que ces initiatives renforcent la solidarité et l’engagement au sein de l’équipe. Car au-delà des outils, la communication interne, c’est surtout une question de relations humaines. Créer un espace où chacun se sent écouté et valorisé, c’est ça, l’enjeu d’une bonne communication interne.
Êtes-vous prêt à développer votre livret d’accueil ?
